電子化のメリット
読めば読むほど、かさばる本や書類、報告書などをどうやって管理したらいいでしょうか？
職業柄で書類や報告書がたまってしまう人、読書が趣味の人の頭を悩ます問題です。
そこで「電子化」が解答の一つにあがります。紙から電子データへと変換することで、たくさんのメリットがあります。
メリット１：情報検索を効率化
大量に保管された紙データの中から、「あの情報はどこに書いてあっただろう？」と探し出すのはたいへん難しいです。
紙の山の中でむなしく奮闘しても、見つけたい情報を探し出せるとは限りません。
書類、書籍を電子化することで、PCで検索・閲覧できるようになり、このようなムダな時間をは省くことができます。
また、友人にデータを添付することが簡単になり、情報共有が容易です。
メリット２：省スペース
紙データを電子データにすれば、いうまでもなく、スペースは限りなくゼロになります。膨大な書籍、報告書、書類のデータはハードディスクに蓄えられ、今まで書籍などが占拠してきた部屋のスペースを明け渡してくれます。
たとえば、DVD1枚で書類なら約70,000枚が保存できます。
メリット３：省リスク
報告書や書類の中には、外部に漏らすことができないものもあるかもしれません。
電子化によって、そんな重要な情報を安全に管理することができます。
また、紙データでは、ちょっとした不注意で破損してしまうことがあるでしょう。コーヒーをこぼしたり、うっかり燃やしてしまうなどです。また、経年変化で紙データは劣化してしまいます。
